Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest PROFSERVICE Hubert Marcinkiewicz z siedzibą w miejscowości Wiktorów, ul. Ładna 1, 05-250 Radzymin, NIP: 5372242529, REGON: 381637972 (dalej: „Administrator” lub „PROFSERVICE”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:

• drogą elektroniczną pod adresem e-mail: kontakt@profservice.com.pl,
• pisemnie na adres siedziby Administratora.

Przetwarzamy dane podawane dobrowolnie przez Użytkowników podczas korzystania z formularza wyceny online, formularza kontaktowego lub w trakcie bezpośredniej korespondencji mailowej i telefonicznej:

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko osoby kontaktowej, nazwa firmy, Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), adres siedziby/dostawy, adres e-mail, numer telefonu.
2. Dokumentacja techniczna i produkcyjna: przesyłane pliki CAD (w formatach DXF, STEP, IGES) oraz parametry zamówienia (materiał, grubość, nakład, operacje dodatkowe).
3. Dane techniczne (logi serwera): adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty na stronie (zbierane automatycznie w celach bezpieczeństwa IT).

1. Wszelkie pliki CAD (DXF, STEP, IGES), rysunki techniczne oraz specyfikacje przesyłane za pośrednictwem serwisu profservice.com.pl traktowane są jako poufna tajemnica przedsiębiorstwa Klienta.
2. Przesłana dokumentacja służy wyłącznie do przeprowadzenia automatycznej lub indywidualnej kalkulacji kosztów, weryfikacji technologicznej oraz realizacji zamówienia.
3. Administrator nie udostępnia, nie odsprzedaje ani nie wykorzystuje przesłanych projektów CAD do produkcji na rzecz podmiotów trzecich.

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Przygotowanie wyceny (w tym wyceny automatycznej z plików CAD) oraz zawarcie i realizacja umowy/zamówienia — podstawą prawną jest niezbędność do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — dotyczy osób fizycznych oraz jednoosobowych działalności gospodarczych).
2. Bieżący kontakt handlowy i techniczny z pracownikami, konstruktorami lub reprezentantami Klientów (np. spółek prawa handlowego) — podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji z personelem kontrahenta w celu wyceny i realizacji zlecenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz realizacja obowiązków podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami (np. procesy reklamacyjne, windykacja) oraz zapewnienie bezpieczeństwa systemu IT — podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Wysyłka informacji handlowych (ofert, newslettera) drogą elektroniczną — wyłącznie na podstawie Twojej odrębnej, dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Twoje dane osobowe oraz niezbędne wytyczne produkcyjne mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w realizacji usług wyłącznie w minimalnym, koniecznym zakresie:

• Dostawcom usług IT i hostingu — podmiotom utrzymującym serwery, pocztę elektroniczną oraz infrastrukturę systemu wycen online.
• Firmom kurierskim, spedycyjnym i transportowym — w celu dostarczenia gotowych elementów pod wskazany adres.
• Biuru rachunkowemu oraz kancelariom prawnym — w zakresie obsługi księgowej i prawnej.
• Sprawdzonym kooperantom technologicznym — wyłącznie w przypadku zamówienia operacji dodatkowych realizowanych w kooperacji (np. malowanie proszkowe) i tylko w zakresie technicznym niezbędnym do wykonania danej operacji.

1. Dane przekazane na potrzeby samej wyceny (gdy nie dojdzie do złożenia zamówienia) przechowujemy przez okres prowadzenia rozmów handlowych oraz do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu — w celu umożliwienia szybkiego powrotu do kalkulacji i historii ustaleń technicznych (lub do momentu zgłoszenia sprzeciwu/żądania usunięcia plików).
2. W przypadku zawarcia umowy/realizacji zamówienia dane przechowywane są przez okres jej trwania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) oraz do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń gwarancyjnych i cywilnoprawnych.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), w tym żądania usunięcia przesłanych plików CAD z serwera (art. 17 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO),
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

1. Podanie danych kontaktowych oraz przesłanie plików CAD jest dobrowolne, jednak niezbędne do wygenerowania wyceny, weryfikacji technologicznej oraz realizacji zamówienia przez PROFSERVICE.
2. System wyceny online oblicza parametry geometryczne detalu (wymiary, długość cięcia, liczbę przebić) w sposób zautomatyzowany na podstawie przesłanego pliku CAD, jednak nie stanowi to „profilowania” wywołującego skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.